Responsible Minerals Complaint Procedure
Ganzhou Sunny Non-ferrous Metals Co., Ltd. Responsible Minerals Complaint Procedure
贛州市光華有色金屬有限公司負(fù)責(zé)任礦物申訴程序
1.目的
確保公司鎢原料采購符合《負(fù)責(zé)任礦物審驗(yàn)流程》要求，認(rèn)真履行企業(yè)社會(huì)責(zé)任，建立規(guī)范、科學(xué)、有效的申訴機(jī)制，允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報(bào)者）說出與采礦、貿(mào)易、加工和運(yùn)輸情況有關(guān)的疑慮并得到妥善得到妥善處理。本文件詳細(xì)列明如有人對本公司所做決定提起申訴，本公司及申訴人須遵守的程序。
2.依據(jù)
《負(fù)責(zé)任礦物審驗(yàn)流程鎢冶煉廠標(biāo)準(zhǔn)》、《供應(yīng)鏈政策》等。
3.適用范圍
本程序適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負(fù)責(zé)任礦物采購相關(guān)工作的部門及人員。
4.管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
公司負(fù)責(zé)任礦產(chǎn)供應(yīng)鏈小組負(fù)責(zé)處理申訴相關(guān)工作。
5.申訴原則
5.1.程序原則：申訴人提出申訴和參與申訴應(yīng)遵照本程序；公司接受和處理申訴也應(yīng)按照本程序的要求進(jìn)行。
5.2.事實(shí)原則：申述人應(yīng)根據(jù)具體事實(shí)而非公司的戰(zhàn)略、政策或方針提出申訴，并充分、完整地提供事實(shí)的證據(jù)和材料，公司接受和處理申訴應(yīng)以查清事實(shí)為基本出發(fā)點(diǎn)并根據(jù)查清的事實(shí)作出處理。
5.3.關(guān)聯(lián)原則：申訴人可為個(gè)人或團(tuán)體，申訴事項(xiàng)與公司的產(chǎn)品及其供應(yīng)鏈、
生產(chǎn)管理決策活動(dòng)、業(yè)務(wù)關(guān)系、外部業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān)；公司不接受也不處理與公司不存在任何關(guān)系的申訴。
5.4.保密原則：申訴人和公司均應(yīng)在保密的原則下，對申訴事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)肅認(rèn)真處理，在申訴處理過程中，申訴人和公司相關(guān)人員均應(yīng)保守秘密，不在處理程序結(jié)束前就申訴進(jìn)行和內(nèi)容做公開披露。
5.5.及時(shí)原則：申訴人應(yīng)該知道或理應(yīng)知道相關(guān)事實(shí)后的合理時(shí)間內(nèi)及時(shí)提出申述，以便調(diào)查和處理，公司在接受到申述后，應(yīng)及時(shí)處理并給予答復(fù)；但公司不受理申訴人應(yīng)該知道或理應(yīng)知道相關(guān)事實(shí)超過兩年的申訴。
6.工作流程
6.1.申訴信息的收集
申訴內(nèi)容：工作中接受到的相關(guān)方關(guān)于負(fù)責(zé)任礦產(chǎn)供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工及出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。
6.2.申訴渠道
6.2.1.郵箱：ghzxy@vip.163.com
6.2.2.電話：0797-8486626
6.2.3.來訪
電子郵箱及電話用于接收相關(guān)的詢問和申訴。
6.3.申訴的內(nèi)容
相關(guān)方對公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時(shí)，該申訴需包含以下內(nèi)容：
a）寫明申訴者的姓名（可匿名）、單位（如有）、聯(lián)系信息以及是否要求保密，如有保密要求則本公司予以保密；
b）詳細(xì)說明申訴的事項(xiàng)及理由；
c）附相關(guān)支持性證據(jù)，這有利于申訴或溝通的解決；
d）如申訴人有可行的解決措施建議，歡迎一起提供給我司。
6.4.申訴信息的分類
公司需對接收到的詢問和申訴信息進(jìn)行分類識(shí)別。申訴信息分為一般信息、重要信息、不予受理信息。
6.4.1.一般信息：相關(guān)方對公司負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。
6.4.2.重要信息：管理不符合RMAP要求的信息；對公司礦物采購涉及公司識(shí)別高風(fēng)險(xiǎn)的信息；對公司礦物采購不符合公司供應(yīng)鏈政策的信息。
6.4.3.不予受理信息：瑣碎的、惡意的或者可能為了獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴；沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的申訴。
6.5.申訴處理步驟
6.5.1.接受申訴或溝通：受理申訴或溝通的供應(yīng)鏈小組人員負(fù)責(zé)記錄申訴與溝通內(nèi)容，并確保把相關(guān)內(nèi)容記錄在申訴登記表中。
6.5.2.初步評估：初步評估申訴與溝通的內(nèi)容是否符合本申訴與溝通機(jī)制的范圍，并將相關(guān)信息傳達(dá)給公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。
6.5.3.申訴確認(rèn)：在收到申訴與溝通事項(xiàng)的10個(gè)工作日內(nèi)，向申訴人提供書面反饋，以確認(rèn)收到申訴，并提供解決申訴的步驟和時(shí)間。
6.5.4.申訴回應(yīng)：申訴調(diào)查將在接到申訴之后立刻開展，在申訴開始之日起45天內(nèi)完成與申訴有關(guān)的調(diào)查報(bào)告或行動(dòng)報(bào)告，并形成回應(yīng)結(jié)論，回應(yīng)的內(nèi)容將會(huì)有三種方式：
a）不符合申訴范圍，申訴不成立，駁回；
b）接受申訴，但本公司不存在申訴問題，無需采取糾正改進(jìn)措施；
c）接受申訴，確認(rèn)需要采取糾正或改進(jìn)措施。
6.5.5.改進(jìn)行動(dòng)：如申訴方對調(diào)查報(bào)告或行動(dòng)措施不滿意，公司將開展進(jìn)一步的調(diào)查和研究，確定需要深入開展的行動(dòng)方案并予以實(shí)施。如申訴方仍就公司改進(jìn)行動(dòng)無法達(dá)成一致，可將申訴轉(zhuǎn)交給第三方進(jìn)行調(diào)解或聘請外部專家參與審查及磋商。
6.5.6.檢測與評價(jià)：公司供應(yīng)鏈小組每個(gè)季度將收到的申訴、解決以及未決的情況向公司高層匯報(bào)；每年分析申訴解決的情況以及時(shí)限，并評估申訴程序的有效性。
7.申訴者保護(hù)
7.1.申訴者信息保密：申訴信息由供應(yīng)鏈小組負(fù)責(zé)登記與處理，處理人須對申訴者的信息嚴(yán)格保密，除分管領(lǐng)導(dǎo)外，嚴(yán)禁將申訴者信息透露給其他任何人員。
7.2.申訴者權(quán)益保護(hù)：公司鼓勵(lì)此類申訴，并切實(shí)保護(hù)申訴者權(quán)，嚴(yán)禁因申訴打擊報(bào)復(fù)申訴者，同時(shí)保證其知情權(quán)，即申訴是否有效以及最終處置結(jié)果等信息。
本公司鄭重承諾: 堅(jiān)決保護(hù)申訴者權(quán)益不受侵犯!
